毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案才正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以实现。此外，人事档案中还包括学生毕业后的转正手续、历年考核表、职称评定表、奖惩记录、出国记录及各种鉴定材料。在退休后，档案也不会被销毁，而是继续保存在人才服务机构或所在单位作为退休依据。
档案具有三大职能：一是个人经历的真实记录；二是表明一个人的行政隶属关系；三是为本人提供相关的人事服务的依据。毕业后的转正定级、职称申报、购买经济适用房、出国申请、办理养老保险、开具考研（或报考公务员）等相关证明、子女申报生育指标及户口，都可能会用到档案。
对于非国有单位，因为工资、职务都是由单位内部自行确定的，转正定级对毕业生影响不大。但若以后变动工作调到国有单位，转正定级将直接关系到个人的切身利益。因此，大学毕业生在见习一年期满后，应按国家规定转正定级，而不应把档案放在人才交流中心后就不再过问。因此应该提醒毕业生，毕业后应尽快将档案转至单位或人才中心等人事部门，避免给自己的未来的工作和生活带来不便。
