厦门医学院公文处理工作细则

第一章  总 则

    第一条 为了适应工作需要，进一步推进学校公文处理工作的科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及其他相关规定，结合学校工作实际，制定本细则。

    第二条 本细则适用于厦门医学院及所属各部门公文处理工作。

    第三条 厦门医学院公文是学校党政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

    第四条 公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

    第六条 学校办公室是学校公文处理的管理机构，主管以学校名义制发的各类公文，并负责指导全校各部门的公文处理工作。

    第七条 全校各部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，建立健全本部门公文管理制度，由专人负责公文处理工作。各部门主要负责人为本部门公文处理工作第一责任人。

    第八条 全校各部门应当积极推行使用电子公文，促进公文处理工作信息化水平不断提高。除涉密文件外，学校的公文处理工作一般通过办公自动化系统进行。

第二章  公文种类

    第九条 学校常用的公文种类主要有：

    （一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

    （二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

    （四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    （五）通知。适用于发布、传达要求全校各部门或各有关部门执行或周知事项，批转、转发公文。

    （六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。

（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第十条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可单独使用主办单位名称。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。请示、报告等上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文如有附件，应当注明附件顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时，主办单位署名在前，其余发文单位依次排列。

（十二）成文日期。署会议通过日期或发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。联合发文时，应在对应发文单位署名上用章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

    第十一条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）执行。

    第十二条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

    第十三条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

    第十四条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

    第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

    第十六条 向上级单位行文，一般用请示、报告等文种，应当遵循以下规则：

    （一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不得抄送下级单位。

    （二）以学校党委、行政名义向上级单位报送的文件，按职责分工由各职能部门或有关业务部门代拟稿，由学校办公室审核、报送学校主要负责人或分管校领导签批后，统一编号行文。

    （三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

    （四）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当由本单位提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

（五）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

第十七条 向全校各部门或下级单位行文为下行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

（二）学校党委、行政可向全校各部门行文。

（三）学校办公室根据学校党委、行政授权，可以向全校各部门行文，学校其他二级单位不得以学校名义制发正式公文。

（四）以学校名义下发的公文，涉及校内多个部门职权范围内的事务，相关部门之间应协商一致后方可行文。

第十八条 同级或者不相隶属的单位之间行文，为平行文，一般用函等文种，应当遵循以下规则：

（一）一般只有一个主送单位，必要时抄送相关单位。

（二）一般不以单位名义向不相隶属单位负责人发文，不以单位负责人名义向不相隶属单位行文。

（三）校内同级单位可以相互行文，必要时可以联合行文，但应明确主办单位。属于各单位职权范围内的工作，不得联合行文。

第五章 公文拟制

   第十九条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

   第二十条 学校的综合性文稿，党委系统由党委工作部起草，行政系统由学校办公室起草；凡内容属各职能部门业务范围内的文稿，由主管职能部门起草；内容涉及几个职能部门的，由主办部门起草。

   第二十一条 公文起草应注意以下事项：

   （一）符合党的路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

   （二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

   （三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

   （四）文种正确，格式规范。

    （五）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草部门应当提出初步意见。

   （六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门的意见，力求达成一致。

   （七）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

   第二十二条 各部门报送公文，须在《厦门医学院公文送审签发单》上由部门主要负责人签署意见，如涉及多个部门需请相关部门主要负责人会签，手续齐全后及时报学校办公室审核、流转，公文一般不允许直接送校领导签批。涉密公文应报送学校保密办公室进行定密审核。

   第二十三条 公文文稿由学校办公室进行审核。审核的重点是：

   （一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

    （二）内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

    （三）涉及其他有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

    （四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

    （五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

    （六）公文主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

    第二十四条 经审核不宜发文的公文文稿，学校办公室应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，办公室提出意见，由起草部门修改后重新报送。

   第二十五条 公文应当经校领导审批签发。重要公文和上行文由学校主要领导签发;涉及某一方面工作的公文，由分管校领导签发。纪要原则上由召集会议的校领导（主持人）签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署部门的负责人会签。

    第二十六条  公文由学校领导签批后，还需经过以下程序：

    （一）复核校对。文件制发前学校办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核、登记编号；按照“谁拟稿、谁校对”的原则，公文正式印制前起草部门必须对公文样稿认真校对，并承担相应责任。文稿内容原则上不再改动，特殊情况需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

    （二）印制核发。以学校名义印发的公文及函件由学校办公室印制。公文印制要严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所进行。根据工作需要和文件属性，公文印发后由学校办公室负责在办公自动化系统中发布。

第六章 公文办理

   第二十七条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

   第二十八条 收文办理的主要程序：

   （一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。呈报校领导的公文分别由学校办公室指定专人负责统一签收管理。

   （二）登记。对收到的公文进行合理分类，并作登记。对公文的主要信息和流转、办理情况应有详细记录。

   （三）初审。学校办公室对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当办理；是否已经办理。

   （四）承办。学校收到的公文由学校办公室负责人根据公文内容和分管原则报学校领导批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，学校领导应当指明主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时处理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

   （五）传阅。根据领导批示和工作需要，学校办公室要将公文及时送相关部门阅办。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

   （六）催办。学校办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督查承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

   （七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并按要求向学校办公室反馈。

   第二十九条 发文办理的主要程序：

   （一）复核。校领导已经签批的公文，学校办公室应在印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当由拟稿部门负责人签署意见后报原签批人复审。

   （二）编号。对复核后的公文，确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

   （三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在复核保密要求的场所印制。

   （四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

   （五）电子公文发布。学校现提倡无纸化办公，公文发布原则上由学校办公室按照发文流程在办公自动化系统中拟制、发布。经合法程序在学校办公系统中公开发布的公文，与正式印发的公文具有同等效力。

   第三十条 公文办理完毕后，应当及时归档。

   （一）需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

    （二）两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复印件。

    （三）部门负责人兼任其他部门职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职部门归档。

    （四）通过办公自动化系统签发的公文，由学校办公室打印完整的纸质印发公文（含正文、附件）、领导签批单，一并归档。要确保归档公文齐全、完整。

第七章 公文管理

   第三十一条 学校各部门应当建立健全本部门公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。学校公文由学校办公室统一管理，并设立机要保密室和机要阅文室，按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

    第三十二条 公文密级的确定、变更和解除，由学校保密办公室审批。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

    第三十三条 涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由学校保密办公室确定。

   第三十四条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校保密办公室审批。复制、汇编的公文视同原件管理。绝密级公文一般不得复制、汇编。

   第三十五条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

    第三十六条 公文的撤销和废止，由学校根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视作自始无效；公文被废止的，视作自废止之日起失效。

   第三十七条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。
　　第三十八条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

   第三十九条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员调离岗位时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十条 新设立的部门应当向学校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，部门合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章  附 则

    第四十一条 本细则由学校办公室负责解释。

   第四十二条 本细则自印发之日起施行。