各系：
新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分，学生处档案室计划在10月中旬前完成2015级高职新生档案接收工作，具体事宜通知如下：
（一）由学生自带的档案，辅导员应督促学生及时上交，避免造成丢失。档案如有拆封、破损，请核验档案材料的真实性和完整性。
（二）部分新生的档案仍保存在生源地人才中心或入学前的学校，须凭厦门医学高等专科学校学生处提供的《调档函》（见附件1）到档案所在单位进行调档。该部分学生要填写《调档函》，交学生处盖章之后，由学生本人自行寄出。
为方便派发档案，请以辅导员为单位收齐该部分学生填好的《调档函》，并附上一份纸质版《需调档新生汇总表》（见附件2），在9月18日前报送到学生处。
（三）学生处在暑期接收的新生档案，会派发给各辅导员。此部分档案请辅导员根据档案袋信息核实是否是自己的学生，避免重名造成派发错误。
（四）辅导员应指导学生根据其实际情况正确填写档案袋信息，生源地是指高考时户籍所在地。在整理新生档案时，应检查档案密封是否完好，材料有无丢失，如有可疑，立即告知学生与档案来源地联系，查明原因。
（五）档案以班级为单位移交学生处档案室核验，履行严格的交接手续，辅导员和档案室接收人需签字确认。报送的材料有：
1.已装入新生高中档案的《厦门医学高等专科学校学生档案袋》，以班级为单位收集。
2.纸质版的《高职学生档案花名册》（见附件3）一份，以班级为单位填写，辅导员需签字确认。
在接收新生档案的过程中，如有问题请咨询学生处档案室，联系电话：2039550。
附件：
1.《调档函》
2.《需调档新生汇总表》
3.《高职学生档案花名册》
学生处
2015年9月6日
