各系：
新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分，学生处档案室计划在10月31日前完成2016级高职新生档案接收工作，具体事宜通知如下：
（一）由学生自带的档案，辅导员应督促学生及时上交，避免造成丢失。档案如有拆封、破损，请核验档案材料的真实性和完整性。
（二）部分新生的档案仍保存在生源地人才中心或入学前的学校，须凭厦门医学高等专科学校学生处提供的《调档函》（见附件1）到档案所在单位进行调档。该部分学生要填写《调档函》，以辅导员为单位汇总交学生处盖章之后，由学生本人自行寄出。
为方便派发档案，请以辅导员为单位收齐该部分学生填好的《调档函》，并附上一份纸质版《需调档新生汇总表》（见附件2），在10月8日前报送到学生处。
（三）学生处在暑期接收的新生档案，会派发给各辅导员。此部分档案请辅导员根据档案袋信息核实是否是自己的学生，避免重名造成派发错误。
（四）辅导员应指导学生根据其实际情况正确填写档案袋封面及底面的学生个人基本信息，生源地是指高考时户籍所在地。在整理新生档案时，应检查档案密封是否完好，材料有无丢失。如有破损，立即告知学生与档案来源地联系，查明原因。如有可疑，必要时应退回档案来源地重新密封。
（五）档案以班级为单位移交学生处档案室，履行严格的交接手续，辅导员和档案室接收人需签字确认。报送的材料有：
1.已装入新生高中档案的《厦门医学高等专科学校学生档案袋》，以班级为单位打包。
2.纸质版的《学生档案花名册》（见附件3）一份，以班级为单位填写，辅导员需签字确认。交接后，一式三份，一式由辅导员保存，两份由学生处档案室保存。
注：《学籍表》不作为学生档案材料。不放入档案袋。学生入学时，只需填写入学信息，由辅导员保管，毕业前将相关信息填写完整后交学生处档案室保管。在学生发生学籍变化（留级、专业等）时，应移交相应的辅导员。
在接收新生档案的过程中，如有问题请咨询学生处档案室,电话：2039550。
附件：
1.调档函
2.需调档新生汇总表
3.学生档案花名册
学生处
2016年9月18日
